Nguyên tắc Ghi sổ kép trong kế toán: Tại sao và Như thế nào?

Nguyên tắc ghi sổ kép là một trong những nguyên tắc quan trọng trong kế toán. Tuy nhiên, nhiều người, dù đã học kế toán lâu năm, vẫn chưa thể giải thích tại sao phải áp dụng nguyên tắc này. Vì vậy, trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về vai trò và nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép, cũng như cách áp dụng nó vào công việc thực tế.

1. Tại sao phải ghi sổ kép?

Phương pháp ghi sổ kép không phải là một phương pháp mới mẻ mà đã xuất hiện từ khoảng 500 năm trước. Mặc dù không ai có thể xác định chính xác thời điểm xuất hiện, nhưng chúng ta biết rằng nó đã được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới và được chấp nhận bởi các chuẩn mực kế toán quốc tế. Vậy tại sao lại có phương pháp ghi sổ kép này?

Trong kế toán, phương pháp ghi sổ kép là một phương pháp để ghi lại các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, giúp chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành các báo cáo tài chính. Điều này đảm bảo rằng các giao dịch được ghi nhận một cách chính xác, tuân thủ các quy tắc của hệ thống sổ sách kế toán.

Phương pháp ghi sổ kép được dựa trên nguyên lý “tác động kép”, tức là mỗi giao dịch ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản trong hệ thống kế toán. Đơn giản mà nói, mỗi khi một doanh nghiệp thực hiện giao dịch, như mua tài sản hay thanh toán nợ, ít nhất hai tài khoản phải thay đổi để duy trì sự cân bằng trong báo cáo tài chính. Điều này giúp đảm bảo rằng các báo cáo tài chính luôn phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

2. Nguyên lý cốt lõi của Nguyên tắc ghi sổ kép

Nguyên lý quan trọng nhất của phương pháp ghi sổ kép chính là sự cân bằng giữa các yếu tố trong báo cáo tài chính: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Khi một giao dịch xảy ra, ít nhất một trong các yếu tố này sẽ thay đổi. Tuy nhiên, vì phương trình này luôn phải duy trì sự cân bằng, khi tài sản thay đổi, nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu cũng phải thay đổi theo. Điều này giúp chúng ta dễ dàng kiểm tra tính chính xác của các giao dịch và báo cáo tài chính.

Ví dụ, nếu một công ty mua tài sản mà chưa thanh toán ngay, tài sản của công ty sẽ tăng lên, đồng thời nghĩa vụ nợ phải trả cũng tăng theo. Mặt khác, nếu công ty thanh toán một khoản nợ, tài sản sẽ giảm đi, đồng thời nghĩa vụ nợ phải trả cũng giảm theo.

3. Áp dụng Nguyên tắc ghi sổ kép như thế nào?

Sau khi hiểu rõ tại sao phải sử dụng nguyên tắc ghi sổ kép, việc áp dụng nó vào thực tế sẽ dễ dàng hơn.

Thực tế, áp dụng phương pháp ghi sổ kép trong kế toán chỉ đơn giản là xác định các yếu tố nào sẽ tăng và giảm khi có một giao dịch xảy ra.

Trong kế toán, chúng ta sử dụng các thuật ngữ như “Debit” (Nợ) và “Credit” (Có) để phản ánh sự thay đổi này:

Debit (Nợ): Dùng khi tài sản tăng, chi phí tăng, hoặc nợ phải trả/vốn chủ sở hữu giảm.
Credit (Có): Dùng khi tài sản giảm, thu nhập tăng, hoặc nợ phải trả/vốn chủ sở hữu tăng.

Với mỗi giao dịch, chúng ta cần xác định yếu tố nào tăng lên và yếu tố nào giảm đi, sau đó ghi vào sổ sách kế toán theo đúng quy ước này.

Giao dịch 1: Công ty mua máy móc ($2m) nhưng chưa thanh toán