Bài số 5 của Series hướng dẫn tự học F8 Audit and Assurance – Chủ đề “Hệ thống kiểm soát nội bộ “- Phần 2: Quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ
Sau khi đã mô tả các thông tin thu thập được về hệ thống KSNB của khách hàng, KTV sẽ cần thực hiện quy trình đánh giá hệ thống Kiểm soát nội bộ:
- Thực hiện thủ tục để xác nhận các thông tin đã thu thập (“Walkthrough test”)
- Nếu KTV tin tưởng rằng hệ thống Kiểm soát nội bộ là “strong”: thực hiện các Thử nghiệm kiểm soát “Test of controls” để đánh giá liệu có thể dựa vào các hoạt động kiểm soát không?
- Nếu kết quả Thử nghiệm kiểm soát chỉ ra rằng hệ thống Kiểm soát nội bộ không hoạt động như kỳ vọng, KTV sẽ cần thực hiện các thủ tục phù hợp để xử lý.
Lưu ý: Phân biệt Hoạt động kiểm soát (“Control activities”) & Thử nghiệm kiểm soát (“Test of controls”)?
(1) Hoạt động kiểm soát “Control activities”
Như chúng ta đã đề cập, hoạt động kiểm soát được khách hàng thiết kế để ngăn chặn, phát hiện và khắc phục các sai sót.
Mỗi chu trình hoạt động sẽ có các hoạt động kiểm soát khác nhau. Nhưng về căn bản, các hoạt động kiểm soát có thể được chia thành 5 nhóm cơ bản:
- Soát xét (“Performance review”)
- Phân tách trách nhiệm (“Segregation of duties”)
- Phê duyệt (“Authorization”)
- Xử lý thông tin (“Information processing”)
- Kiểm soát hiện vật (“Physical control”)
(2) Thử nghiệm kiểm soát “Test of controls”
Là các thủ tục kiểm tra của KTV được thực hiện để thu thập bằng chứng kiểm toán về tính hiệu quả của:
- Thiết kế của hệ thống Kiểm soát nội bộ & kế toán
- Hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ trong kỳ
Tuỳ thuộc vào các hoạt động kiểm soát cụ thể của khách hàng, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm kiểm soát khác nhau. Tuy nhiên, các thử nghiệm kiểm soát sẽ được chia thành các nhóm cơ bản:
- Kiểm tra tài liệu (“Inspection of documents”)
- Phỏng vấn về hệ thống Kiểm soát nội bộ (“Enquiries”)
- Quan sát (“Observation”)
- Thực hiện lại (“Re-performance”)
- Kiểm tra bằng chứng về quan điểm của quản lý (“Examination of evidence of management views”)
- Kiểm tra hệ thống máy tính (“Testing on computerized system”)
Trong phạm vi môn F8, chúng ta sẽ đi nghiên cứu các hoạt động kiểm soát & thử nghiệm kiểm soát cho 6 chu trình:
- Bán hàng (“The Sales system”)
- Mua hàng (“The purchases system”)
- Tiền lương (“The payroll system”)
- Hàng tồn kho (“The inventory system”)
- Tiền (“The bank & cash system”)
- Doanh thu & Chi phí (“Revenue & capital expenditure”)
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem 2 tình huống tương ứng với 2 chu trình đầu tiên.
Phần 1: Quy trình đánh giá Hệ thống Kiểm soát nội bộ – “Sales system”
(1) Tình huống (Đề thi F8 – Kỳ T9/2016 – Câu 16.b)
Điều đầu tiên chúng ta cần làm là xác định giám khảo đang yêu cầu mình làm gì? Bằng cách tập trung vào các động từ trong câu hỏi: “Identify”, “Explain” và “Provide a recommendation”
Tổng thời gian làm bài tối đa: 14 marks * 180 minutes/100 marks = 25 minutes Trừ đi 4 phút để format câu trả lời… nghĩa là chúng ta có 3 phút/ý. Mỗi ý viết tầm 4 – 5 câu là vừa nhé. Download: Đề thi ACCA F8 Audit and Assurance |
(2) Kiến thức cần biết về Quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình Bán hàng
Để có thể làm được bài này, chúng ta cần nắm được kiến thức về các hoạt động kiểm soát & thử nghiệm kiểm soát cơ bản của chu trình bán hàng. Các bạn có thể xem bảng tóm tắt dưới đây:
Lưu ý: đây chỉ là những hoạt động/thủ tục cơ bản. Để đạt 1 mục tiêu kiểm soát, khách hàng có thể thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau. Và KTV có thể thực hiện nhiều thử nghiệm kiểm soát.
| Control objectives | Controls | Test of controls |
| 1. Đảm bảo HHDV chỉ được cung cấp cho khách hàng có xếp hạng tín dụng tốt | [Authorisation] – Điều khoản tín dụng cho khách hàng cần phải được phê duyệt & xem xét định kỳ. – Mọi sự thay đổi trong dữ liệu khách hàng cần được phê duyệt bởi Senior Staff [Review] – Đơn hàng không được chấp nhận trừ khi hạn mức tín dụng được xem xét trước | [Inspection] – Xem xét chính sách tín dụng của công ty – Kiểm tra 1 mẫu đơn đề nghị xét duyệt tín dụng của khách hàng – Kiểm tra 1 mẫu đơn hàng xem có được phê duyệt tín dụng phù hợp không |
| 2. Đảm bảo HHDV được cung cấp theo giá & điều khoản đã được phê duyệt | [Authorisation] – Đơn hàng được lập theo danh sách giá & điều khoản hợp đồng đã được phê duyệt | [Inspection] – Kiểm tra xem Danh sách giá & các điều khoản giao dịch đã được ghi chép & phê duyệt phù hợp chưa – Kiểm tra 1 mẫu đơn hàng xem có tuân theo danh sách giá & điều khoản giao dịch đã được phê duyệt không |
| 3. Đảm bảo doanh thu đã ghi nhận là của HHDV đã cung cấp | [Segregation of duty] Việc xử lý đơn hàng, ghi nhận doanh thu & thu tiền được giao cho 3 nhân viên khác nhau | [Observation] Quan sát quá trình xử lý đơn hàng của quy trình bán hàng & kiểm tra chữ ký trên chứng từ của từng giai đoạn xem việc phân công công việc thực tế |
| [Information processing] – Doanh thu chỉ được ghi nhận khi có đơn hàng đã được phê duyệt & các chứng từ giao hàng hỗ trợ – Các hoá đơn sẽ được đánh số trước theo thứ tự – Việc thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng được diễn ra định kỳ & làm rõ mọi chênh lệch kịp thời | [Inspection] – Kiểm tra 1 mẫu hoá đơn đã ghi nhận xem có đầy đủ các chứng từ hỗ trợ không – Kiểm tra xem các hoá đơn có được đánh số trước liên tục không – Kiểm tra quy trình gửi đối chiếu công nợ & làm rõ chênh lệch | |
| 4. Đảm bảo toàn bộ HHDV đã cung cấp đã được ghi nhận doanh thu đầy đủ | [Information processing] – Chứng từ vận chuyển phải được đối chiếu với hoá đơn & Hoá đơn được đối chiếu với báo cáo bán hàng hàng ngày | [Inspection] – Chọn mẫu 1 bộ chứng từ vận chuyển & đối chiếu với hoá đơn xem có khớp thông tin không [Reperformance] – Thực hiện đối chiếu lại 1 báo cáo bán hàng hàng ngày với các hoá đơn chi tiết |
| 5. Đảm bảo toàn bộ doanh thu & các khoản điều chỉnh đã được ghi nhận chính xác | [Information processing] Mọi bút toán ghi nhận doanh thu đều có hoá đơn & chứng từ hỗ trợ. Và được tham chiếu đến nhau. | [Inspection] – Kiểm tra 1 bộ chứng từ hỗ trợ đã được ghi nhận & kiểm tra xem có khớp thông tin tham chiếu với bút toán đã được ghi nhận không |
| 6. Đảm bảo toàn bộ giao dịch đã được ghi nhận đúng kỳ | [Information processing] – Chứng từ chuyển hàng được chuyển đến bộ phận xuất hoá đơn hàng ngày – HHDV vận chuyển sẽ được xuất hoá đơn hàng ngày. | [Enquiry] – Phỏng vấn bộ phận xuất hoá đơn về quy trình thực tế [Inspection] – Kiểm tra & so sánh ngày trên hoá đơn với ngày trên chứng từ vận chuyển |
| 7. Đảm bảo toàn bộ giao dịch đã được phân loại vào đúng tài khoản | [Information processing] Các tài khoảnđược quy định chi tiết cho từng loại HHDV. Hệ thống tài khoản được xem xét định kỳ xem có còn phù hợp không & cập nhật định kỳ | [Inspection] – Kiểm tra chứng cứ của việc xem xét định kỳ hệ thống tài khoản |
(3) Đáp án
| No. | Control deficiency | Control Recommendation |
| 1 | Sales staff – người phải chịu áp lực về doanh số vừa thực hiện đánh giá tín dụng cho khách hàng mới & đề xuất hạn mức tín dụng. Như vậy, sales staff có thể sẽ đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng cả khi không đạt tiêu chuẩn để họ có thể đạt mục tiêu doanh số. | Khách hàng mới nên tự làm form đăng ký tín dụng “Credit application”. Công ty nên sử dụng 1 bên thứ 3 (VD: credit agency) để đánh giá hạn mức tín dụng của khách hàng. Sau khi được sales director phê chuẩn, hạn mức tín dụng nên được nhập vào hệ thống bởi “credit controller”. |
| 2 | Sales staff có quyền tự quyết định cho khách hàng được hưởng chiết khấu lên đến 10%. Như vậy sẽ có rủi ro Sales staff cho khách hàng hưởng các khoản chiết khấu không có thực trong chương trình chỉ để đạt mục tiêu doanh số | Mọi khoản chiết khấu cấp cho khách hàng đều nên được phê duyệt trước bởi Sales director hoặc cấp giám sát của Sales staff. |
| 3 | Sales staff có thể thay đổi File dữ liệu khách hàng để ghi chép lại các khoản chiết khấu đã chấp thuận cho khách hàng. Và ghi chép của họ không được soát xét lại. Như vậy sẽ có rủi ro các thay đổi của họ không chính xác dẫn đến công ty bị mất doanh thu, hoặc tính thừa cho khách hàng. | Sales staff không nên được tiếp cận để thay đổi thông tin trong file dữ liệu khách hàng. Quyền hạn này chỉ nên được giới hạn cho cấp quản lý. Và báo cáo về sự thay đổi trong file dữ liệu nên được lập và soát xét bởi người có thẩm quyền. |
| 4 | Đơn đặt hàng được tạo thành 1 bản có 2 liên: khách hàng giữ 1 liên & sales staff giữ 1 liên. Như vậy, các đơn đặt hàng này không được quản lý tập trung ở phòng sales công ty. Điều này dẫn đến rủi ro các đơn đặt hàng này không được thực hiện kịp thời. Công ty bị mất doanh thu & uy tín với khách hàng. | Đơn đặt hàng nên được ít nhất 4 liên. Liên thứ 3 nên được gửi tới phòng kho & liên thứ 4 gửi đến phòng kế toán. Ngoài ra, sales staff cần chuyển liên thứ 2 của họ để quản lý tập trung ở phòng sales công ty. Khi chuyển hàng cho khách, despatch note cần phải tương ứng với đơn đặt hàng. Bộ phận sales có thể đối chiếu despatch note và đơn đặt hàng để tìm ra các đơn hàng chưa thực hiện. |
| 5 | Đơn đặt hàng được đánh số dựa theo ID của sales staff. Như vậy, số đơn đặt hàng sẽ không liên tục. Và sẽ rất khó khăn cho công ty để xác định các đơn bị sót và kiểm soát tất cả các đơn đều đã được gửi hàng kịp thời. | Đơn đặt hàng nên được đánh số liên tục tự động. Định kỳ, người có thẩm quyền nên kiểm tra về tính liên tục của đơn đặt hàng để xác định các đơn hàng bị sót. |
| 6 | Sales staff gửi email cho bộ phận kho gửi hàng cung cấp thông tin về “customer ID” & chi tiết đơn hàng. Và danh sách hàng gửi được tạo từ email này. Như vậy sẽ có rủi ro sales staff gửi sai thông tin cho bộ phận kho, dẫn đến gửi sai hàng, gửi hàng chậm hoặc gửi hàng cho sai khách. | 1 liên thứ 3 của Đơn đặt hàng nên được gửi trực tiếp đến cho bộ phận kho. Ngoài ra, danh sách hàng gửi nên được tạo thẳng từ đơn đặt hàng. Bộ phận kho có thể kiểm tra chéo giữa đơn đặt hàng & danh sách hàng gửi. |
| 7 | Sales staff được trao thẩm quyền đi thu nợ cho các trường hợp hoá đơn từ 90 ngày. Thời hạn này là vượt quá hạn mức tín dụng 30 ngày. Điều này sẽ dấn đến khó khăn dòng tiền cho công ty. Ngoài ra, sales staff có mục tiêu doanh số, họ nên tập trung vào việc này hơn là đi đòi nợ | 1 người kiểm soát tín dụng (“credit controller”) nên được bổ nhiệm để thực hiện việc thu nợ các khoản phải thu> 30 ngày. |
Lưu ý:
(1) Có nhiều hơn 7 thiết sót trong hệ thống Kiểm soát nội bộ – “Sales system” của khách hàng. Nhưng chúng ta chỉ cần nêu đúng 7 thiết sót theo yêu cầu thôi nhé.
(2) Đề bài chỉ dừng lại ở yêu cầu chỉ ra thiếu sót và đề xuất hành động khắc phục đơn thuần.
Phần 2: Quy trình đánh giá Hệ thống Kiểm soát nội bộ – “Purchase system”
(1) Tình huống (Đề thi F8 – Kỳ Dec/2017 – Câu 16.c)
(1) Xác định giám khảo đang yêu cầu mình làm gì?
(2) Tổng thời gian làm bài tối đa: 15 marks * 180 minutes/100 marks = 27 minutes Trừ đi 2 phút để format câu trả lời… nghĩa là chúng ta có 5 phút/ý. Mỗi ý viết tầm 7 – 8 câu là vừa nhé. Download: Đề thi ACCA F8 Audit and Assurance |
(2) Kiến thức cần biết về Quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình Mua hàng
Để có thể làm được bài này, chúng ta cần nắm được kiến thức về các hoạt động kiểm soát & thử nghiệm kiểm soát cơ bản của chu trình mua hàng. Các bạn có thể xem bảng tóm tắt dưới đây:
Lưu ý: đây chỉ là những hoạt động/thủ tục cơ bản. Để đạt 1 mục tiêu kiểm soát, khách hàng có thể thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau. Và KTV có thể thực hiện nhiều thử nghiệm kiểm soát cho 1 hoạt động kiểm soát.
| Control objectives | Control activities | Test of controls |
| 1. Đảm bảo HHDV đã ghi sổ là của HHDV đã thực nhận | [Authorization] – Thiết lập thủ tục & chính sách phê duyệt việc đặt mua HHDV – Các PO đều được phê duyệt bởi người có thẩm quyền – Mỗi GRNs sẽ có 1 PO được phê duyệt tương ứng | [Inspection] – Kiểm tra các thủ tục & chính sách phê duyệt đặt mua HHDV – Kiểm tra 1 mẫu PO để đảm bảo rằng chúng được phê duyệt phù hợp – Kiểm tra 1 mẫu GRNs, đảm bảo rằng được hỗ trợ bằng 1 PO được phê duyệt phù hợp. |
| [Segregation of duties] – Trách nhiệm đặt hàng, ghi chép & thanh toán được thực hiện bởi 3 người khác nhau | [Observation] Quan sát quá trình đặt hàng & xử lý đơn hàng. Và đánh giá việc phân chia trách nhiệm có được thực hiện phù hợp không. | |
| [Information processing] – Nhân viên nhận hàng sẽ kiểm tra PO của lô – Thủ kho ký duyệt vào GRNS của lô hàng đã nhận – PO và GRNs được đối chiếu khớp với Invoice – Lập bảng sao kê đối chiếu công nợ và gửi cho nhà cung cấp định kỳ. Làm rõ mọi chênh lệch | [Inspection] – Kiểm tra 1 mẫu GRNs xem có chữ kỹ của thủ kho không – Kiểm tra 1 bộ chứng từ mua hàng (Invoice/GRNs/PO) xem thông tin có khớp nhau không [Reperformance] – Xem xét quá trình gửi đối chiếu công nợ cho nhà cung cấp & thực hiện lại 1 mẫu. | |
| 2. Đảm bảo toàn bộ giao dịch mua HHDV phát sinh đều đã được ghi nhận | [Information processing] – PO và GRNs được đối chiếu khớp với Invoice – GRNs & PO được đánh số trước theo thứ tự liên tục | [Inspection] – Kiểm tra 1 mẫu PO trong kỳ để đảm bảo có Invoice tương ứng đã được ghi nhận – Kiểm tra 1 mẫu GRNs & PO về việc đánh số tính liên tục |
| [Review] – Sổ ghi chép các giao dịch mua sắc HHDV được kiểm tra độc lập bơỉ người có thẩm quyền – Sao kê đối chiếu công nợ với nhà cung cấp được soát xét độc lập & đối chiếu với sổ phải trả | [Inspection] – Kiểm tra bằng chứng của việc sổ ghi chép đã được kiểm tra [Reperformance] – Xem xét quá trình đối chiếu sao kê công nợ &sổ phải trả. Sau đó thực hiện lại 1 mẫu | |
| 3. Đảm bảo HHDV ghi nhận thực sự là của công nợ phải trả của công ty | [Information processing] PO & GRNs khớp với hoá đơn của nhà cung cấp | [Inspection] – Chọn mẫu 1 hoá đơn đã được ghi nhận trong kỳ & kiểm tra bộ chứng từ hỗ trợ của nó xem các thông tin có khớp nhau không |
| 4. Đảm bảo các giao dịch mua hàng được ghi nhận chính xác | [Information processing] – Mọi bút toán ghi nhận mua hàng đều có hoá đơn & chứng từ hỗ trợ. Và được tham chiếu đến nhau. | [Inspection] – Kiểm tra 1 bộ chứng từ hỗ trợ đã được ghi nhận & kiểm tra xem có khớp thông tin tham chiếu với bút toán đã được ghi nhận không |
| 5. Đảm bảo các giao dịch mua hàng được ghi nhận đúng ký | [Information processing] – GRNs được chuyển đến phòng kế toán hàng ngày. – Thiết lập thủ tục yêu cầu ghi chép hàng mua & công nợ ngay khi nhận được HHDV | [Enquiry] – Phỏng vấn bộ phận mua hàng về quy trình thực tế [Inspection] – Kiểm tra & so sánh ngày trên chứng từ nhận hàng với ngày ghi sổ |
(3) Đáp án đề xuất
| No. | Control deficiency | Control Recommendation | Thử nghiệm kiểm soát “Test of control “ |
| 1 | Nhân viên mua hàng (Oliver Dancer) có quyền đặt toàn bộ đơn đặt hàng < $1,000 mà không được phê duyệt. Do đó, nhân viên này có thể đặt hàng cho mục đích cá nhân, chiếm dụng tiền của công ty. | Toàn bộ đơn hàng phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Hạn mức phê duyệt nên được phân theo nhiều cấp bậc. | Chọn mẫu (“Select a sample”) 1 đơn đặt hàng và soát xét (“Review”) bằng chứng của việc phê duyệt. Đối chiếu chữ ký với quy định về thẩm quyền phê duyệt của công ty. |
| 2 | Toàn bộ đơn đặt hàng < $1,000 được thực hiện bởi Nhân viên mua hàng (Oliver Dancer) người xử lý thanh toán cho toàn bộ hoá đơn mua hàng. Thiếu sự phân chia trách nhiệm sẽ gia tăng rủi ro gian lận. Các giao dịch mua hàng “ảo” sẽ phát sinh. | Vai trò mua hàng & thanh toán cho nhà cung cấp tương ứng cần được giao cho các nhân viên khác nhau. | Soát xét (“Review”) File đơn đặng hàng chưa thực hiện |
| 3 | Giấy báo nhận hàng (GRNs) được gửi tới phòng kế toán mỗi 2 tuần. VIệc này có thể làm chậm thanh toán cho nhà cung cấp. Và các hoá đơn mua hàng không được đối chiếu với GRNs dẫn đến công nợ có thể bị ghi nhận sai. | Bản copy của GRNs nên được gửi đến phòng kế toán định kỳ – hàng ngày. Phòng kế toán nên thực hiện kiểm tra liên tục GRNs để đảm bảo không bị sót. | Hỏi (“Enquire”) nhân viên kế toán về tần suất nhận được GRNs để đánh giá xem GRNS có được gửi đúng kỳ không. |
| 4 | Giám đốc tài chính thực hiện chuyển khoản cho nhà cung cấp theo danh sách. Nhưng chỉ được cung cấp số tổng phải thanh toán mà không xem đến chi tiết cũng như chứng từ hỗ trợ. Do đó sẽ có rủi ro khoản thanh toán bị sai hoặc bị thanh toán đến nhà cung cấp “ảo”. | Giám đốc tài chính nên soát xét (“review”) danh sách thanh toán trước khi phê duyệt. Cô ta nên đối chiếu (“reconcile”) số phải thanh toán với chứng từ hỗ trợ. Và soát xét (“review”) tên các nhà cung cấp để xem có trường hợp nào bị thanh toán 2 lần hoặc “nhà cung cấp lạ” không. | “Observe” các thành viên thực hiện xử lý hoá đơn mua hàng và. Soát xét (“Review”) danh sách thanh toán xem có bằng chứng lưu lại về việc Giám đốc tài chính đã xem xét không. Hỏi (“Enquire”) nhân viên kế toán xem Giám đốc tài chính thường yêu cầu chứng từ hỗ trợ gì khi thực hiện việc soát xét. |
| 5 | Bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp (“Supplier statement reconciliations”) không được thực hiện dẫn đến sai sót có thể xảy ra trong việc ghi nhận chi phí & công nợ phải trả. | Đối chiếu (“Reconcile”) công nợ với nhà cung cấp nên được thực hiện hàng tháng cho tất cả các nhà cung cấp và nên được soát xét bởi nhân viên phục trách. | Soát xét (“Review”) File đối chiếu công nợ để đảm bảo rằng thủ tục này được thực hiện đều đặn & đã được soát xét bởi ngừơi phụ trách. Có thể thực hiện lại (“re-perform”) 1 mẫu của biên bản đối chiếu công nợ để đảm bảo rằng thủ tục này đã được thực hiện phù hợp. |
Lưu ý:
(1) Có nhiều hơn 5 thiết sót trong hệ thống Kiểm soát nội bộ – “Purchase system” của khách hàng. Nhưng chúng ta chỉ cần nêu đúng 5 thiết sót theo yêu cầu thôi nhé. Đừng mải show-off kiến thức mà bị lố thời gian.
(2) Đừng nhầm lẫn giữa Hoạt động kiểm soát (“Control activity”) và Thử nghiệm kiểm soát (“Test of controls”).
Các bạn có thể tham khảo thêm video bài giảng tại đây: