Ad đã từng nói khá nhiều lần rằng làm bài thi cũng giống như khi chúng ta chơi game vậy. Muốn vượt qua thử thách thì chúng ta phải hiểu các nguyên tắc của trò chơi. Vậy, các nguyên tắc của kỳ thi Advanced Performance Management (APM) là gì?
Trong bài viết này, Ad sẽ chia sẻ 7 vấn đề quan trọng mà các bạn cần lưu ý để học và ôn thi APM hiệu quả. Hãy bắt đầu nhé!
Vấn đề 1. Bức tranh lớn về APM
Nội dung chi tiết thì khá nhiều, nhưng bức tranh lớn của môn học này chỉ gói gọn trong một câu: Tư vấn cho tổ chức cách sử dụng các công cụ giúp lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động, cũng như ứng dụng công nghệ và hệ thống thông tin để đo lường và đánh giá hoạt động chiến lược.
Bức tranh này có thể chia thành 4 phần tương ứng:
- Phần A. Các công cụ giúp lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của tổ chức
- Phần B. Công nghệ và Hệ thống thông tin quản lý hoạt động
- Phần C. Đo lường hoạt động chiến lược của tổ chức
- Phần D. Đánh giá hoạt động kinh doanh chiến lược
Vấn đề 2. Cách tư duy quan trọng nhất cần có
Trước khi đi vào chi tiết thì điều đầu tiên chúng ta cần luôn ghi nhớ trong quá trình học là:
– Với môn PM/F5 Performance Management, vai trò của chúng ta là nhân viên, phải trực tiếp thực hiện các công việc quản lý hoạt động tại doanh nghiệp.
– Với môn APM/P5 Advanced Performance Management, vai trò của chúng ta khi làm bài thi là: Business Consultant cấp cao để nhận xét, tư vấn cho khách hàng. Và điều này sẽ Ảnh hưởng đến cách học, cách tiếp cận câu hỏi và trình bày câu trả lời. Chúng ta không học các kỹ thuật, mô hình để trực tiếp thực hiện công việc quản lý hoạt động của công ty. Mà là để tư vấn, nhận xét về cách thức doanh nghiệp sử dụng các kỹ thuật, mô hình này trong quản lý hoạt động.
Ví dụ: Chủ đề về Báo cáo hoạt động của doanh nghiệp, đề thi sẽ không yêu cầu chúng ta lập Báo cáo hoạt động cho doanh nghiệp, mà sẽ yêu cầu ta nhận xét về Báo cáo hoạt động doanh nghiệp đã lập.
Các bạn hãy ghi nhớ nhé, chúng ta là tư vấn cách làm cho doanh nghiệp, chứ không phải nhân viên làm trực tiếp!
Vấn đề 3. 18 chủ đề trọng yếu của APM
Để tiếp cận nội dung môn APM dễ hiểu và hiệu quả nhất thì Ad chia môn học thành 18 chủ đề trọng yếu như sau:
| Chủ đề | Tóm tắt nội dung |
| Topic 1. Strategic Analysis Tools (C1) | Các công cụ để hiểu hiệu quả hoạt động của tổ chức và xác định các lĩnh vực then chốt cần đo lường (CSFs), hoặc để đánh giá mức độ phù hợp của các chỉ số đo lường (KPIs) |
| Topic 2. The link between Mission – Objectives – CSF – KPIs (C2) | Đánh giá các phương pháp mà tổ chức đang sử dụng để kiểm soát, quản lý và đo lường hiệu suất nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. |
| Topic 3. Budgeting Techniques (C3) | Cơ chế lập kế hoạch và kiểm soát của quản lý để thiết lập các mục tiêu hiệu suất cần đạt được, sau đó theo dõi hiệu suất so với mục tiêu. |
| Topic 4: Frameworks for analyzing organisations’s internal structure & operations (C4) | Các khung khái niệm để phân tích cơ cấu nội bộ và vận hành của tổ chức (Porter’s Value Chain – 7S Model – BPR) |
| Topic 5. EMA (C4) | Đo lường tác động của tổ chức đến môi trường và cách điều này có thể ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh |
| Topic 6. Management Accounting Information System (C5) | Cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định |
| Topic 7. IT developments influencing MAS (C5) | Cơ sở dữ liệu doanh nghiệp tích hợp, công nghệ RFID, Dữ liệu lớn & Phân tích dữ liệu, Trí tuệ nhân tạo, và các vấn đề đạo đức liên quan |
| Topic 8. Performance Measurement with FPIs (C6) | Đo lường hiệu quả hoạt động của tổ chức trong khu vực tư nhân với chỉ tiêu hoạt động tài chính FPIs |
| Topic 9. Divisional Performance Measurement with FPI (C7) | Đo lường hiệu suất hoạt động của các bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh với chỉ tiêu hoạt động tài chính FPIs |
| Topic 10. Performance Measurement with NFPI (C9) | Đo lường hiệu quả hoạt động với các chỉ tiêu phi tài chính NFPI |
| Topic 11. Performance Reporting (C5) | Cung cấp thông tin cần thiết để kiểm soát hoặc đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động trong các lĩnh vực trọng yếu |
| Topic 12. BSC, PPY, BBM Models (C12) | Các mô hình để xây dựng và liên kết các chỉ số hiệu suất (KPIs) từ cả góc độ tài chính và phi tài chính |
| Topic 13. VFM – Benchmarking & League table (C8) | Mô hình Value-for-money để đo lường và so sánh hoạt động của các NFP |
| Topic 14. Reward & Remuneration systems (C11) | Hệ thống lương thưởng và khen thưởng để khuyến khích nhân viên giúp tổ chức đạt mục tiêu |
| Topic 15 . Quality Management Approaches (C10) | Các cách tiếp cận quản lý chất lượng để thực hiện thành công chiến lược |
| Topic 16. Six Sigma (C10) | Phương pháp cải thiện chất lượng giúp thực hiện chiến lược thành công |
| Topic 17. Activity-Based Management (C12) | ABM – Phương pháp cải thiện hoạt động bằng cách đáp ứng nhu cầu khách hàng trong khi sử dụng tối thiểu nguồn lực |
| Topic 18. Value-based Management (C12) | VMB – Cách tiếp cận để đồng bộ tất cả các quy trình thuộc mọi cấp độ trong tổ chức để tạo ra giá trị |
Các bạn có thể tham khảo Video hệ thống 18 chủ đề trọng yếu môn APM để biết thêm chi tiết.
Với các môn cấp độ chiến lược luôn đòi hòi kỹ năng xử lý tình huống cụ thể rất cao. Môn APM này đỡ hơn môn SBL nhưng lý thuyết đơn thuần trong sách vẫn sẽ không giải quyết vấn đề gì nhiều.
Do vậy, chúng ta cần học thật nhanh lý thuyết của 18 chủ đề này để chuyển sang luyện kỹ năng làm bài thực tế cho từng chủ đề.
Vấn đề 4. Bộ 5 khái niệm quan trọng nhất trong môn APM
Trong APM có 1 câu rất nổi tiếng vì đã từng xuất hiện trong đề thi, đó là: “What get measured get done” – Tạm dịch là cái gì đo lường được thì sẽ được thực hiện. Mà có được thực hiện thì mới có cái mà đánh giá. Vấn đề là, đo lường cái gì? làm thế nào để đo lường?
Thì để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần hiểu được mối quan hệ giữa bộ 5 khái niệm liên quan đến nhau, bao gồm:
- Vision – Tầm nhìn
- Mission – Sứ mệnh
- Objectives – Mục tiêu
- CSFs – Các yếu tố thành công cốt lõi
- KPIs – Chỉ số đo lường hoạt động chính
Bộ 5 khái niệm này sẽ chi phối đến gần như toàn bộ các chủ đề, nội dung của môn APM. Do vậy chúng ta cần hiểu và thuộc lòng nhé.
Mối quan hệ của 5 khái niệm này đã được mình giải thích rất rất chi tiết trong Topic 2. The link between Mission – Objectives – CSF – KPIs
Tuy nhiên, trong bài viết này thì mình tóm gọn lại 1 câu cho các bạn dễ hình dung:
Sứ mệnh là để thực hiện tầm nhìn – Mục tiêu là để đạt được sứ mệnh – CSFs là để đạt được mục tiêu – KPIs là để đo lường CSF.
Như vậy, chỉ khi xác định được bộ 5 khái niệm này của tổ chức thì chúng ta mới có thể thực hiện đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của nó.
Xong.
Vấn đề 5. Cấu trúc đề thi
Tiếp theo là về cấu trúc đề thi. Cái này chắc các bạn đều đã biết rồi. Đề thi APM kéo dài 3 giờ 15 phút và được chia thành ba câu hỏi chính:
Section A – Question 1 (50 marks)
- Phần A luôn là một case study 50 điểm, gồm 40 điểm kỹ thuật và 10 điểm kỹ năng chuyên nghiệp
- Tình huống thường nêu sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức, yêu cầu thí sinh đánh giá cách tổ chức quản lý, đo lường hiệu suất và đưa ra đề xuất phù hợp.
- Câu hỏi có thể gồm kiến thức từ các phần A, B, C
- Câu trả lời phải trình bày theo định dạng cụ thể như Báo cáo gửi ban lãnh đạo
Section B – Question 2 & Question 3 (25 marks/question)
- Phần B gồm 2 câu hỏi bắt buộc, mỗi câu 25 điểm (20 điểm kỹ thuật và 5 điểm kỹ năng chuyên nghiệp), thường dựa trên tình huống thực tế.
- Một trong hai câu hỏi sẽ chủ yếu thuộc phần D; trong khi câu còn lại có thể đến từ bất kỳ phần nào khác trong chương trình
Vấn đề 6. Đơn giản hoá “Professional Skills” như nào?
Chắc các bạn đều đã biết rằng các môn cấp độ chiến lược thì 80% điểm sẽ là điểm kỹ thuật, còn 20% còn lại cho điểm trình bày chuyên nghiệp. Trong đề thi APM:
- Question 1 – Section A sẽ luôn là dạng bài yêu cầu viết 1 Báo cáo để phản hồi, để tư vấn… về 1 công việc nào đó của doanh nghiệp. Và do vậy, Question 1 sẽ được yêu cầu đầy đủ 5 Professional Skills, tương ứng 10 điểm.
- Trong khi đó, Question 2 và Question 3 – Section B thì thường không yêu cầu định dạng câu trả lời theo Báo cáo. Do vậy, mỗi câu hỏi chỉ yêu cầu 4 kỹ năng và được tối đa 5 điểm/câu cho cả 4 kỹ năng này.
Theo quan điểm cá nhân Ad, ngoại trừ môn SBL, 70% câu hỏi luận đòi hỏi viết lách rất nhiều, thì với các môn còn lại như SBR, APM hay AFM, điểm trình bày chuyên nghiệp không quá khắt khe. Sau khi đã qua môn SBL rồi, thì việc lấy điểm chuyên nghiệp của các môn còn lại đều là chuyện nhỏ. Tất nhiên, lấy 20 điểm tuyệt đối thì vẫn khó, nhưng lấy tầm 15-16 điểm thì không phải vấn đề quá lớn.
(1) Kỹ năng trình bày, giao tiếp (“Communication”) như đã nói bên trên là dành cho yêu cầu về Báo cáo trong Question 1. Để đạt điểm, chúng ta cần:
- Sử dụng đúng định dạng của một báo cáo. Tức là có thông tin tiêu đề, người gửi, người nhận.
- Rồi sau đó có một đoạn mở đầu giới thiệu báo cáo
- Trong nội dung báo cáo, cần sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ cho từng đoạn nội dung.
- Nếu có tính toán, phần tính toán cần được tách ra riêng trong phụ lục của báo cáo.
Các bạn mở một đề thi bất kỳ các năm trước ra, nhìn cách người ta làm là biết ngay thôi.
=> Để nhớ về kỹ năng này, các bạn chỉ cần nhớ “Đúng định dạng”
(2) Kỹ năng phân tích, đánh giá (“Analysis”, “Evaluation”)
Cặp đôi kỹ năng này có thể được coi là cốt lõi trong môn APM vì bản chất quản lý hoạt động chính là đo lường, phân tích, đánh giá. Các câu hỏi thường tập trung vào việc đánh giá một báo cáo, phương pháp, mô hình, hệ thống hoặc kỹ thuật nào đó, trong đó có thể bao gồm phần phân tích dữ liệu hoặc thông tin liên quan.
Kỹ năng phân tích thể hiện ở 3 khía cạnh:
- Sử dụng dữ liệu hợp lý để thực hiện các phép tính phù hợp, làm cơ sở cho việc đánh giá.
- Rút ra kết luận có cơ sở từ dữ liệu đã phân tích để đưa ra phản hồi và lời khuyên chính xác
- Nhận diện dữ liệu còn thiếu hoặc cần phân tích thêm, và thông báo rõ cho người ra quyết định khi việc đánh giá chưa thể hoàn chỉnh
Kỹ năng đánh giá trong môn APM thể hiện ở việc “xem xét cân bằng” tác động của một hành động đến tổ chức, ví dụ như thay đổi hệ thống lương thưởng, phúc lợi của tổ chức:
- Cân nhắc toàn diện các yếu tố liên quan
- Xác định đâu là yếu tố cần ưu tiên
- Đưa ra kết luận phù hợp và có cơ sở chắc chắn
=> Để nhớ về cặp kỹ năng này, các bạn chỉ cần nhớ: “Nhận xét có cơ sở và cân bằng”
(3) Kỹ năng thận trọng, hoài nghi (“Scepticism”)
Tương tự như với môn SBL, kỹ năng này trong môn APM đơn giản là giữ thái độ hoài nghi với các thông tin tình huống cung cấp:
- Các câu hỏi trong APM thường dựa trên các mô hình lý thuyết về quản trị hiệu quả – được xây dựng dựa trên nhiều giả định – có thể không hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức => Cần chỉ rõ
- Tình huống APM thường có các bên liên quan đưa ra nhận định hoặc quan điểm cá nhân, và chúng ta có thể được yêu cầu phản biện lại các ý kiến đó. Việc phản biện cần dựa trên lý do cụ thể, nêu rõ các vấn đề thực tế mới được điểm
=> Để nhớ về kỹ năng này, các bạn chỉ cần nhớ: “Đặt câu hỏi”
(4) Kỹ năng nhạy bén kinh doanh (“Commercial Acumen”)
Hiểu đơn giản là: Các lập luận và đề xuất đưa ra phải mang gắn liền với tình huống chứ không phải lý thuyết xuông. Thể hiện qua 3 khía cạnh:
- Câu hỏi của đề thi APM luôn gắn với 1 tình huống thực tế về doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước hoặc tổ chức phi lợi nhuận… => Đòi hỏi chúng ta phải đưa ra lập luận, đề xuất phù hợp với tình huống.
- Cần phân tích bối cảnh toàn diện của tổ chức, cân nhắc cả yếu tố bên trong và bên ngoài như rào cản, cơ hội…
- Cần có tư duy định hướng tương lai => Đánh giá tác động của các hành động trong quá khứ và trong tương lai khi ra quyết định
=> Để nhớ về kỹ năng này, các bạn chỉ cần nhớ: “Nhận xét thực tế liên quan đến tình huống”
Vấn đề 7. Lỗi sai thường gặp cần tránh
Trên website của ACCA có 1 số bài viết về các lỗi sai thường gặp của thí sinh khi thi môn APM. Ad tổng hợp lại các điểm quan trọng nhất dưới đây. Các bạn đọc để khi luyện đề thì tránh luôn những lỗi này ngay từ đầu nhé.
(1) Câu trả lời nêu lý thuyết chung chung, không liên hệ hoặc áp dụng vào tình huống cụ thể được yêu cầu trong đề bài. Điều này thường xảy ra khi thí sinh chỉ định nghĩa khái niệm mà không đi sâu vào phân tích hoặc giải thích ý nghĩa trong bối cảnh.
Ví dụ: Trong một câu hỏi yêu cầu đánh giá “Value for money” (VFM), thí sinh chỉ trả lời: “Value for money gồm economy, efficiency, và effectiveness.” Câu trả lời như này sẽ không được điểm nào.
Để đạt điểm, thí sinh cần liên hệ từng yếu tổ của mô hình với dữ liệu trong tình huống cung cấp. Chẳng hạn như: Economy = Mức lương của bác sĩ, Efficiency = số bệnh nhân được điều trị trên mỗi bác sĩ, và Effectiveness = Tỷ lệ tái nhập viện
=> Theo Ad thì để tránh lỗi này, cách đơn giản nhất là xác định Keywords liên quan trong tình huống, sau đó chèn vào trong câu trả lời của mình là xong.
(2) Câu trả lời chỉ nêu kết luận mà không có phân tích sâu hoặc không giải thích tại sao kết luận đó phù hợp với bối cảnh của tình huống trong bài thi.
Ví dụ: Trong một câu hỏi yêu cầu phân tích kết quả hoạt động, thí sinh chỉ viết: “Lương bác sĩ tại TRH thấp hơn mức trung bình quốc gia.” Câu trả lời như này chỉ nêu ra 1 quan sát mà không mang lại giá trị gì cho khách hàng. Do vậy không đạt điểm.
Để đạt điểm, Thí sinh cần giải thích tại sao mức lương bác sĩ thấp hơn trung bình lại có thể ảnh hưởng hiệu quả hoạt động của tổ chức TRH như giảm hiệu quả làm việc hoặc chất lượng điều trị
(3) Câu trả lời không cân bằng giữa tính toán và giải thích kết quả tính toán: Thí sinh tính toán chi phí một cách chi tiết nhưng chỉ viết một hoặc hai câu ngắn gọn về ý nghĩa của kết quả tính toán. Trong khi đó, phần tính toán chỉ mang lại một vài điểm, nhưng việc giải thích và áp dụng kết quả mới là yếu tố quyết định điểm số cao.
(4) Hiểu sai yêu cầu câu hỏi, dẫn đến việc trả lời sai hướng hoặc đưa ra câu trả lời không liên quan.
Các bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn của ACCA về cách hiểu yêu cầu đề bài: https://www.accaglobal.com/vn/en/student/sa/study-skills/answering-the-question.html
Trên đây là 7 vấn đề quan trọng nhất mà các bạn cần biết để học và ôn thi APM hiệu quả. Sau khi nắm được hết rồi thì hãy chuyển ngay sang thực hành luyện đề nha!