Quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần biết| ACCA F6 Lectures

Trong năm 2019 chúng ta có thêm văn bản quy định về hóa đơn. Đó là Thông tư 68/2019/TT-BTC – văn bản quy định sử dụng Hóa đơn điện tử. Và vì được ban hành trong năm 2019 nên chúng ta sẽ cần phải học văn bản này cho kỳ thi 2020.

Cũng không có gì phức tạp nên các bạn cũng không cần lo lắng. Trên cơ sở đã hiểu được bản chất của hóa đơn thì chúng ta có thể dễ dàng nắm được các nội dung cốt lõi của văn bản này bằng cách trả lời 5 vấn đề sau. Mà vấn đề đầu tiên chúng ta cần trả lời đó chính là:

1. Tại sao cần có Quy định sử dụng hóa đơn điện tử riêng? Các hướng dẫn về hóa đơn trước đó sẽ như nào?

Trong bài Các vấn đề cơ bản về hóa đơn, chúng ta đã biết rằng:

“Hóa đơn điện tử” chỉ là 1 trong 3 hình thức của hóa đơn. 2 hình thức còn lại là Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in. Hóa đơn tự in hay đặt in thì đều có sản phẩm Hóa đơn ở dạng “văn bản giấy”. Trong khi Hóa đơn điện tử thì là “1 file văn bản mềm”.

Chính từ điểm này chúng ta có thể thấy được câu trả lời chúng ta cần.

Từ trước đến khoảng năm 2018, hình thức hóa đơn chủ yếu được sử dụng vẫn là hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in. Tức là dạng “văn bản giấy”. Điều này khiến cho việc nhập dữ liệu, lưu trữ, bảo quản đều rất thủ công, tốn thời gian. Và không sớm thì muộn vấn đề này sẽ cần phải giải quyết. Và hóa đơn điện tử chính là sự thay thế, là giải pháp cho vấn đề này.

Tuy nhiên các văn bản hướng dẫn sử dụng hóa đơn trước đó chỉ đề cập 1 chút đến hóa đơn điện tử. Chính vì vậy, giờ chúng ta sẽ cần 1 văn bản quy định sử dụng hóa đơn điện tử 1 cách cụ thể và chi tiết.

Vậy câu hỏi tiếp theo đặt ra là, các văn bản hướng dẫn hóa đơn trước đó có còn hiệu lực không? Hay các hình thức hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in có còn được phép sử dụng không?

Lúc trước, theo quy định tại Thông tư 68/20219/TT-BTC thì:

Từ ngày 1.11.2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Và các văn bản hướng dẫn về hóa đơn trước đó (*) sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 1.11.2020.

Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 123/2020 hay Thông tư 88/2020 đã bãi bỏ quy định này của Thông tư 68/20219. Và theo đó, các văn bản hướng dẫn về hoá đơn điện tử sau vẫn sẽ có hiệu lực cho đến 30.6.2022:

• Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014
• Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27 tháng 4 năm 2017

OK. Sau khi đã hiểu tại sao cần có 1 văn bản riêng quy định sử dụng hóa đơn điện tử cũng như hiệu lực áp dụng thì chúng ta hãy chuyển sang vấn đề tiếp theo.

2. Quy định về nội dung các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Về cơ bản thì không có quá nhiều thay đổi so với quy định trước đó. Sự khác biệt chủ yếu ở 2 khía cạnh:

• Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại có mã và không có mã của thuế. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Do vậy, sẽ có hóa đơn có thêm tiêu thức mã của cơ quan thuế và có hóa đơn không có.
• Cách ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn và số hóa đơn

Chi tiết thì các bạn có thể xem bảng dưới đây:

(*) Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Quy định dài dòng nhưng chúng ta hiểu bản chất của việc sử dụng “mã” trên hóa đơn là để phục vụ mục đích quản lý của cơ quan thuế. Như vậy, các đối tượng nào sẽ phải chịu sự quản lý chặt chẽ này?

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, sẽ có các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán HHDV, không phân biệt giá trị từng lần bán HHDV. Ví dụ:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ
• Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Lưu ý. 8 trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

Trường hợp 1. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và 2 bên có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

Trường hợp 2.Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Trường hợp 3. Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Trường hợp 4. Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Trường hợp 5. Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế.

Chia 2 tình huống:

Trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh: chứng từ xuất ra được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử người bán.

Trường hợp người mua là tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh: chứng từ xuất cho các cá nhân của các tổ chức này không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không hoặc đại lý phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

Trường hợp 6. Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Trường hợp 7. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử không thể hiện các tiêu thức người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Trường hợp 8. Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

3. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Về cơ bản thì giống như các quy định trước đây về hóa đơn. Cụ thể:

(1) Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

(2) Đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Các bạn có thấy điểm kỳ cục không ah?

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ lại là thời điểm….hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ

Haha, vậy lại căn cứ vào đâu để xác định thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ đây?

Theo mình thì đây là lỗi đánh máy thôi. Nếu giữ nguyên tinh thần của các văn bản trước đây thì quy định này phải sửa đổi thành:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền, tuỳ thuộc vào thời điểm nào đến sớm hơn.

Tuy nhiên cũng không chắc chắn có phải là lỗi đánh máy hay không. Phải để 1 thời gian nữa có văn bản sửa đổi thì mới biết được. Chính vì vậy nên bây giờ mà không may đề thi có đề cập thì các bạn đành cố gắng nhớ cái quy định kỳ cục này để trình bày vậy nha.

(3) Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

(4) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với xây dựng, lắp đặt: là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

(5) Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

• Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
• Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.

(6) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các trường hợp mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

4. Quy định xử lý sai sót Hóa đơn điện tử có mã/không có mã

Được quy định tại Điều 11 (Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và Điều 17 (Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) Thông tư 68. Chi tiết thì sẽ có chút khác biệt giữa 2 loại Hóa đơn điện tử, nhưng nhìn chung thì sẽ có thể chia thành 3 tình huống sau:

Trường hợp 1. Trường hợp người bán phát hiện Hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua có sai sót

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà người bán phát hiện có sai sót thì thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp 2. Trường hợp người bán phát hiện Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót:

Nếu chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và không phải lập lại hóa đơn thay thế. Còn nếu là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì chỉ phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế.

Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng: người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, và lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.

Nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 trước khi lập hóa đơn thay thế. Còn nếu là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì chỉ phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế.

Trường hợp 3. Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót

Thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn (nếu có). Việc xuất hóa đơn điện tử mới thay thế thực hiện tương tự như trên.

5. Áp dụng quy định sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hoá, dịch vụ

Việc áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với một số trường hợp cụ thể được quy định như sau:

TH1. Xuất nhập khẩu hàng hoá

• Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác:

Nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu. Nếu chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở nhận ủy thác lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

• Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa:

– Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

– Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để kê khai nộp thuế, hoàn thuế GTGT hoặc hóa đơn điện tử bán hàng. Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.

• Cơ sở kinh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu):

Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa xuất khẩu.

TH2. Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc (các chi nhánh, cửa hàng) ở khác địa phương để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng

Căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

– Sử dụng hóa đơn điện tử GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

– Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.

Trường hợp các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

TH3. Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động

Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định.

TH4. Trường hợp góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam để thành lập doanh nghiệp

Không phải lập hóa đơn mà sử dụng các chứng từ biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản, biên bản định giá tài sản kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

TH5. Trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Tổ chức có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải lập hóa đơn.

Các bạn lưu ý đây là quy định cho điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc nhé. Còn nếu là điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức, thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.

Như vậy chúng ta đã tìm hiểu 5 vấn đề quan trọng của quy định sử dụng Hóa đơn điện tử. Thật ra thì cũng còn 1 số nội dung khác, ví dụ như vấn đề về sử dụng hóa đơn có mã cấp từng lần của cơ quan thuế. Tuy nhiên như bên trên mình đã nói là văn bản này cũng còn có nhiều điểm chưa rõ. Có thể cần thời gian để sửa đổi bổ sung. Vậy nên ở thời điểm này thì khả năng là đề thi sẽ chưa đề cập đến sâu. Chính vì vậy nên chúng ta cứ tạm thời dừng ở đây đã. Đến kỳ thi tới thì tuỳ tình hình mình sẽ cập nhật thêm.