- This topic is empty.
-
Bài viết
-
-
Ledger Account tạm dịch là Tài khoản Sổ cái. Để hiểu về khái niệm này thì chúng ta cần quay lại với 1 nội dung kiến thức đã học trong môn FA, đó là: Các loại sổ sách, báo cáo được sử dụng trong quy trình lập BCTC từ khi phát sinh giao dịch đến khi ra được sản phẩm cuối cùng là Báo cáo tài chính.
Thông tin đầu vào cho quy trình này sẽ là thông tin về các nghiệp vụ kinh tế (“Business Transactions”). Sau đó, kế toán sẽ thực hiện 4 bước:
Bước 1. Thu thập chứng từ ví dụ như hợp đồng, PO, biên bản giao nhận, hoá đơn, chứng từ ngân hàng…
Bước 2. Ghi nhận thông tin kế toán vào các Sổ ghi nhận ban đầu (“Book of Price Entry”) ví dụ như Sổ mua hàng, Sổ bán hàng, Sổ tiền hoặc Sổ nhật ký (“Journal”) đối với các giao dịch chưa được ghi vào bất kỳ sổ ghi nhận ban đầu nào.
Bước 3. Tổng hợp thông tin từ các Sổ ghi nhận ban đầu vào Sổ cái tổng hợp(“General Ledger”) và Bảng cân đối số phát sinh (“Trial Balance”).
Bước 4. Trình bày thông tin lên Báo cáo tài chính
Điều chúng ta quan tâm ở đây là Bước 3. Về mặt lý thuyết, nội dung ghi nhận vào các Sổ ghi nhận ban đầu thường sẽ là ghi chú đơn giản về giao dịch, khách hàng / nhà cung cấp có liên quan và số tiền của giao dịch. Sau đó cuối mỗi ngày, tổng các giao dịch trong ngày được tập hợp vào Sổ cái tổng hợp (“General/Nominal Ledger”) theo Nguyên tắc ‘ghi sổ kép’.
Sổ cái tổng hợp là một loại sổ sách kế toán tổng hợp, dùng để tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh, nhóm theo các tài khoản kế toán trong kỳ của doanh nghiệp. Sổ cái tổng hợp bao gồm hệ thống các Sổ cái tương ứng với từng Tài khoản sổ cái (“Ledger Accounts”). Chính vì vậy, 2 khái niệm Tài khoản sổ cái và Sổ cái thường được dùng tương đương nhau.
Tài khoản sổ cái (“Ledger Accounts”) là thành phần chính của Sổ cái tổng hợp (“General/Nominal Ledger”). Tài khoản sổ cái sẽ ghi lại tất cả các giao dịch ảnh hưởng đến tài khoản đó. Ví dụ, giao dịch rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì sẽ ảnh hưởng đến 2 Tài khoản sổ cái là Cash in Bank – TK. 112 và Cash on hand – TK.111
Vấn đề là: Đối với các tổ chức lớn, Sổ cái Tổng hợp có thể sẽ cực kỳ phức tạp do có nhiều đối tượng, nhóm đối tượng liên quan cần phản ánh. Ví dụ: Cùng là khách hàng, nhưng 1 công ty có thể chỉ có vài khách hàng, nhưng các công ty bán lẻ có thể có hàng nghìn khách hàng. Để đơn giản hóa việc đối chiếu, phân tích thì các công ty sẽ tạo Sub-Ledger hoặc Memorandom Ledger, tạm dịch là Sổ cái phụ. Còn tại Việt nam mình thì gọi là Sổ cái theo đối tượng hoặc Sổ chi tiết theo đối tượng.
Sổ cái phụ là một Tài khoản sổ cái phụ (“Sub-Ledger Account”) liên quan đến Tài khoản sổ cái theo dõi các giao dịch tương ứng với một đối tượng cụ thể. Nếu 1 Tài khoản sổ cái bao gồm các Tài khoản sổ cái phụ, chúng được gọi là Tài khoản kiểm soát (“Ledger Control Account”).
Ví dụ: Công ty X, Y và Z là khách hàng của Công ty A. Vì mục đích kế toán, trên Sổ cái Tổng hợp của Công ty A sẽ bao gồm Sổ cái Tài khoản Phải thu (TK 131) để tổng hợp thông tin của cả 3 khách hàng này, đồng thời công ty có thể tạo 3 Tài khoản sổ cái phụ tương ứng để theo dõi riêng cho từng khách hàng. Khi này, Tài khoản Sổ cái Phải thu sẽ được gọi là Tài khoản kiểm soát.
Như vậy, không phải Tài khoản sổ cái nào cũng là Tài khoản Kiểm soát, chỉ có các Tài khoản sổ cái gồm nhiều đối tượng cần theo dõi chi tiết và phải mở Sổ cái phụ thì mới là Tài khoản kiểm soát. Trong phạm vi môn FA, sẽ gặp 2 Tài khoản kiểm soát là:
- Receivables Ledger Control Account: Tài khoản kiểm soát Sổ cái Khoản phải thu, sẽ bao gồm nhiều Sổ cái phụ khoản phải thu (“Receivables Ledger”)
- Payables Ledger Control Account: Tài khoản kiểm soát Sổ cái Khoản phải trả, sẽ bao gồm nhiều Sổ cái phụ khoản phải trả (“Payables Ledger”)
Trong thực tế thì sẽ có rất nhiều trường hợp. Chẳng hạn như Sổ cái Tiền gửi ngân hàng cũng sẽ cần mở các Sổ cái phụ để theo dõi biến động tài khoản tại từng ngân hàng. Hay Sổ cái Tạm ứng cho nhân viên cũng cần mở các Sổ cái phụ để theo dõi biến động công nợ của từng nhân viên…
-
